In Rekordzeit haben die HWS Gruppe , b-hero und unser Entwicklungspartner die Journey vom PoC über den MVP hin zum Echtbetrieb geschafft. Siehe dazu auch https://sfm-x.de/
Von der Idee zur UMSETZUNG
Im Kontext unseres HAi.Culture Ecosystems (siehe: https://b-hero.de/b-hero/ecosystem/) ist Anfang 2026 die Idee entstanden das Thema Fördermittelmanagement bzw. Mittelbewirtschaftung und Verwendungsnachweise weiter zu denken. Auslöser dafür waren
- steigende Anzahl an Fördermittelprojekten in Deutschland, insbesondere im medizinischen Umfeld
- steigende Fördersummen bzw. öffentliche Investitionen in Forschung, insbesondere Spitzenforschung und lokale Forschungsförderung (TTZ Ansatz)
- fehlende Zwischenlösungen bis zur flächendeckenden Nutzung von SAP S/4HANA im Kontext von Universitäten, Universitätskliniken und Forschungsinstituten
- Bündelung vieler Forschungsvorhaben bei einigen wenigen Mittelgebern (bezogen auf die Gesamtförderhöhe), insbesondere BMFTR, DFG, EU sowie Stiftungen & Verbände
Die Idee wurde vor allem Dank der HWS Gruppe und den Experten im Universitätsklinikum Bonn sehr schnell zu einem PoC weiter entwickelt. Ziel war es am Beispiel von BMFTR zu ermitteln, ob
- eine Umsetzung machbar und sinnvoll ist
- welche Mehrwerte bzw. Entlastung tatsächlich durch intelligente Automatisierung realisiert werden kann
- die Rahmenbedingungen im Sinne von rechtlichen Aspekten und organisatorischen Auflagen passend sind
- welche Funktionen besonders relevant sind – und von aktuellen Anbietern noch nicht ausreichend / gut genug abgedeckt werden.
Mehr zur o.g Journey in unseren Success-Stories
Hands-On und kurze Wege
Die letzten 8 Monate haben wieder gezeigt, dass gerade in komplexen Umfeldern mit hoher Regulierung ein starkes Kernteam den entscheidenden Unterschied macht. Zentraler Aspekt: Die Experten am UKB in Bonn liefern wertvolle fachliche Impulse, gemeinsam mit der HWS Gruppe (https://hws-gruppe.de/) und b-hero werden daraus pragmatische und vor allem praxistaugliche Lösungen entwickelt. #einfach
Diese Praxistauglichkeit und vor allem eine schnelle Eingewöhnung sind auch der Grund für den „Excel-Style“ von SFM-X. Die relevanten Inhalte können fast wie in der Microsoftlösung bearbeitet werden – bei gleichzeitiger Automatisierung von Personaldaten, Abrechnungsobjektdaten (PSP-Objekten) oder Finanzierungsplänen.
Das beste aus beiden Welten
Excel-Style und smarte Automatisierung dank Sachkonten-Mapping und intelligenten Regeln
Das Projekt zeigt damit auch, Software-Entwicklung muss in Zeiten von KI und agilen Entwicklungsmethoden nicht Jahre dauern, bis erste Erfolge sichtbar werden. Viel mehr ist es möglich schnell für Entlastung zu sorgen und so zusätzliche Kapazitäten zu gewinnen, um schneller zu werden.
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BMFTR, DFG.SB, Stiftungen & Verbände
Für Fördermittel des Bundesministeriums für Forschung, Technik und Raumfahrt (BMFTR) ist SFM-X soweit entwickelt, dass es im Echtbetrieb genutzt werden kann. Natürlich werden hier in den nächsten Wochen noch weitere Verbesserungen umgesetzt, der Fokus liegt jetzt jedoch auf der Abbildung von verschiedenen Linien der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) sowie Stiftungen und Verbänden. Im Laufe des Jahres bzw. Anfang 2027 folgen weitere Fördermittelgeber, insbesondere EU-Förderlinien (im Kontext Horizon) und priorisierte Linien unserer Partner und Kunden.
Wichtig: Gespräche mit potentiellen Kunden haben gezeigt, unsere Logik (Sachkonten-Mapping + intelligente Regeln) funktioniert und die Flexibilität von SFM-X ist groß genug um eine Vielzahl von organisationsspezifischen Prozessen abzubilden – und diese zu verbessern. Nichts desto trotz, müssen je Organisation die Prozesse vereinheitlicht werden, die Benamung von Projektdefinitionen klar geregelt werden – und in diesem Zuge Arbeitsweisen angepasst werden. Der händische Übertrag von Personaldaten entfällt, dafür müssen in der Einstellungsdatei die korrekten Schlüssel verwendet werden (ohne unnötige Leerzeichen), da sonst z.B. die Tarifgruppen von SFM-X nicht richtig erkannt werden.
SFM-X, mehr als nur Technik
Auf den ersten Blick wirkt SFM-X wie eine reine Softwarelösung. Doch aus Sicht von b-hero ist SFM-X viel mehr. In SFM-X steckt auch eine Philosophie bzw. ein Ansatz welcher in Zeiten von KI häufig vergessen wird. Prozesse sind nicht nur eine Ansammlung von Aktivitäten, Daten und Ergebnissen in einer Software, sondern es finden Absprachen, Abstimmungen, Schritte der Arbeitsvorbereitung oder eben auch der Datenbereinigung innerhalb und außerhalb der Software statt. Viele dieser Elemente sind durch rein KI-basierte Analysen kaum zu erfassen, obwohl sie oft entscheidend sind.
Dieses „Wissen“ besitzen nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche die Prozesse durchführen und sich über Jahre hinweg entsprechende „Hilfsmittel“ gebaut haben. Bei SFM-X ist es gelungen diese „Hilfsmittel“ mitzudenken bzw. in Teilen in SFM-X abzubilden. Damit wird mit Automatisierung eine Prozessqualität erreicht, die im Jahre 2026 von KI-Systemen noch nicht erreicht wird. Ohne die Impulse der Praktikerinnen und Praktiker aus Bonn wäre dies nicht möglich gewesen.
Unsere Philosophie
KI und Automatisierung jeweils dort einsetzen, wo es sinnvoll ist. #Differenzierung
Entscheidend dafür ist die gemeinsame Betrachtung der Prozesse mit Expertinnen und Experten – und nicht die reine Datenanalyse. Denn die wirklich wichtigen Stellen sind oft unscheinbar, dafür umso entscheidender für exzellente Ergebnisse.
Die Voraussetzung dafür sind gegenseitiges Vertrauen und Würdigung / Wertschätzung der Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – sowie ein lohnendes Ziel. Im Fall von SFM-X: „Entlastung von langweiligen, repetitiven und kleinteiligen Arbeiten – somit Reduktion von Spitzenbelastungen und mehr Zeit für Austausch / Beratung von Projektverantwortlichen“
Resilienz statt Resistenz
Natürlich spielt hier auch das Thema Resilienz eine wichtige Rolle. Also die Fähigkeit in herausfordernden Situationen Lösungen zu finden und daran zu wachsen. Genau darum geht es auch beim smarten Fördermittelmanagement. Gewohnte Abläufe müssen hinterfragt werden, da bestimmte Arbeitsschritte wegfallen, neue dazu kommen und häufig einzelne Mitarbeitende unterschiedliche Wege zum Ziel nutzen. Um Prozesse nachhaltig und effizient zu gestalten, müssen die genannten Unterschiede herausgearbeitet und gemeinsam „Standards“ gesetzt werden. Dies gilt insbesondere dort, wo es um ein gemeinsames Verständnis bzw. große Ermessensspielräume geht.
Zwischenfazit
SFM-X ist eines der Projekte, dass richtig Spaß macht. Es verbindet hohes Engagement der Beteiligten, verlässliche Zusagen, eine konkretes Problem (PAIN) und smarte Lösungen – so dass schnell Erfolge sichtbar werden und ein konkreter Mehrwert entsteht. Das stiftet auf der einen Seite Sinn, erhöht die Motivation und begründet auf der anderen Seite entsprechende Investitionen in SFM-X.
Last but not least kommen in dem Projekt auch einfach tolle Menschen zusammen, so dass viele von uns mit einem Lächeln in den Meetings sitzen – sogar wenn es einmal einen Moment länger dauert oder jemand einen Augenblick später dazu kommt.
